Inrichting nieuwe afdrukomgeving Pro Persona van A tot Z begeleid door DocuConsult

Verouderde afdrukomgevingen en een grote diversiteit aan contracten, leveranciers en machines waren voor Pro Persona, een instelling voor geestelijke gezondheidszorg in zuidwest Gelderland, redenen om nieuwe apparatuur aan te schaffen en een nieuw afdrukbeleid te definiëren. “Belangrijke aspecten hierbij waren efficiency en kostenbesparing”, zegt inkoper Niek Hermsen. “Aangezien wij zelf niet voldoende resources, kennis van de markt en mankracht hebben om tot een efficiënt ingericht nieuw afdrukpark te komen, zochten wij naar een partij die hierin deskundig is”, vervolgt manager ICT-operations Jeroen Gerritsen. “Deze partij werd gevonden in DocuConsult.”

De fusie van De Gelderse Roos en Forum GGz Nijmegen tot Pro Persona leidde er medio 2009 toe dat onder meer de inkoopafdelingen van de twee organisaties werden samengevoegd. “Allereerst werd geïnventariseerd welke inkoopcontracten en projecten er liepen”, vertelt Hermsen. “Hierbij bleek dat de contracten van beide afdrukomgevingen afliepen en dat de machines nodig aan vervanging toe waren, omdat de functionaliteit niet meer up to date was.” Vervolgens werd tijdens het in kaart brengen van de verouderde afdrukomgeving duidelijk hoe omvangrijk deze was; er stonden veel verschillende types van diverse leveranciers. “Al snel kwamen wij tot de conclusie dat wij met onze beschikbare mensen en middelen niet tot een efficiënt ingerichte nieuwe afdrukomgeving zouden kunnen komen.”

Inventarisatie

DocuConsult werd daarom vanaf het begin bij het proces betrokken. “Zij pakten als eerste de inventarisatie van de bestaande situatie op”, vervolgt Hermsen. “Het was voor ons belangrijk om een gedetailleerd beeld te krijgen van onze uit printers, scanners, copiers en faxen bestaande afdrukomgeving. Dus waar staat wat en met welke functionaliteit, want niet alle afdrukapparatuur bleek geregistreerd te zijn. DocuConsult heeft daarom de apparatuur van alle afdelingen op al onze locaties in kaart gebracht. Daarnaast dachten zij met ons mee door ideeën en suggesties aan te dragen voor ons afdrukbeleid. Hierbij waren efficiency, kwaliteitsverbetering en kostenbesparing belangrijke doelstellingen.”

Advies

De inventarisatie leverde een eerste advies op. Met behulp van een speciaal ontwikkeld softwaretool, de DocuNavigator, kon DocuConsult zowel de oude als de geadviseerde situatie op plattegronden goed inzichtelijk maken. Dit advies werd mede gebaseerd op de in het afdrukbeleid vastgelegde uitgangspunten zoals maximale loopafstand en kleurgebruik. "Vervolgens werd het nieuwe beleid en de gevolgen ervan voor de organisatie en de medewerkers met de locatiemanagers besproken en getoetst of een en ander realiseerbaar was", aldus Hermsen.

Programma van Eisen

Na de gesprekken met de locatiemanagers volgde uiteindelijk het definitieve advies van DocuConsult en kon het Programma van Eisen worden opgesteld. Hermsen: "Met elkaar hebben wij de uitgangspunten voor het bestek bepaald, waarna de aanbesteding voor de nieuwe afdrukomgeving neergelegd werd bij vier fabrikanten, waaronder de ‘huis’leveranciers." Hierbij werd gebruik gemaakt van Negometrix, een webbased tool waarmee het aanbestedingstraject systematisch wordt doorlopen. Aan alle onderdelen van het Programma van Eisen worden scores gehangen, waardoor alle antwoorden direct door het systeem vergeleken en gewogen kunnen worden. Het draagt bij tot een efficiënte, objectieve en transparante wijze van aanbesteden. "Dit tool werd door ons, op aanraden van DocuConsult, voor het eerst gebruikt en het is ons zo goed bevallen, dat wij gaan onderzoeken of wij hiervan in de toekomst meer gebruik kunnen maken. Het leverde ons heel wat gemak, tijdwinst en besparing van administratieve handelingen op", aldus Hermsen.

Selectie en Implementatie

Nadat de aanbiedingen van de leveranciers waren beoordeeld, waarbij onder meer gekeken werd naar de prijs/kwaliteitverhouding, was er één leverancier aan wie de aanbesteding voorlopig werd gegund. "Met deze leverancier zijn wij de Proof of Concept fase ingegaan", vertelt Hermsen. "Dat wil zeggen dat we getest hebben of de door de leverancier aangeboden apparatuur correct werkt op de infrastructuur en toepassingen van Pro Persona. Na het positief afronden van de Proof of Concept fase hebben we een contract met de gekozen leverancier afgesloten en zijn wij nu in de implementatiefase gekomen."
"In de nieuwe situatie kunnen wij met heel wat minder machines toe, omdat ze strategischer staan opgesteld", vervolgt Gerritsen. "De meeste MFP’s staan op centrale plaatsen, wat betekent dat medewerkers soms iets verder moeten lopen, maar daarentegen wel bewuster afdrukken. Omdat wij bovendien zijn teruggegaan naar slechts een paar verschillende modellen is het beheer eenvoudiger, hetgeen tijdbesparing oplevert en het aantal vragen aan de helpdesk vermindert".

Toegevoegde waarde

DocuConsult heeft het proces om te komen tot een nieuwe afdrukomgeving bij Pro Persona van A tot Z ondersteund. "Zowel bij het inkoopproces als bij de invoering in de organisatie hebben wij veel baat gehad bij de inschakeling van de mensen van DocuConsult", zegt Hermsen. "Hun kennis van de materie, de systemen, de markt en hun contacten waren voor ons van toegevoegde waarde", vervolgt Gerritsen. "Het is heel plezierig om met een partij te werken, die in zijn relaties investeert, met ze meedenkt, adviseert en pro-actief is.”

Inrichting nieuwe afdrukomgeving Pro Persona van A tot Z begeleid door DocuConsult

Download de bijlage