Repro Gemeente Deventer geoptimaliseerd na succesvolle Europese aanbesteding

Sneller, beter, transparanter en goedkoper. Dat waren in het kort de voornaamste eisen die de gemeente Deventer stelde aan de herinrichting van haar centrale afdrukomgeving. Via een Europese aanbesteding werd een dienstverlener gevonden en gecontracteerd voor een periode van vijf jaar. “Voor het aanbestedingstraject hebben wij met succes DocuConsult ingeschakeld”, zegt Ton Steenhuis, Manager Team Facilitaire Zaken. “Ook bij de implementatie is een adviseur van DocuConsult betrokken geweest.”

De gemeente Deventer besloot in 2010 om zowel haar decentrale als haar centrale afdrukomgeving te vernieuwen teneinde een aanzienlijke kostenbesparing te bewerkstelligen. Hiervoor was een efficiënte inrichting en optimalisatie van de documentenstroom binnen het gemeenteapparaat vereist. Als eerste werd het decentrale printerpark opnieuw ingericht, waarbij DocuConsult als externe adviseur werd betrokken. Het resultaat was dat er voor de gemeente Deventer een aanzienlijke besparing werd gerealiseerd. “DocuConsult heeft kennis van dit vakgebied, kennis van de markt en van de relevante onderdelen van procesmatig werken”, aldus Steenhuis. “Wij besloten daarom hen ook in te schakelen bij de herinrichting van onze centrale afdrukomgeving.”

Visieontwikkeling

De repro van de gemeente Deventer was redelijk traditioneel ingericht.” Voor opdrachten was er geen goede workflow-oplossing”, zegt Steenhuis. “De te printen opdrachten stonden niet in een digitaal systeem.” Om meer efficiency en rendement te bereiken, werd eerst een inventarisatie gedaan. “Hierbij kwam ook de vraag aan de orde hoe wij met grote hoeveelheden print- en drukwerk zouden willen omgaan”, vervolgt Steenhuis. “Verder was het belangrijk dat het kostenbewustzijn van de gebruikers zou toenemen. DocuConsult heeft ons hierbij geholpen met de visieontwikkeling.”

Nieuw concept

Deventer koos er voor om volgens een nieuw concept te gaan werken, waarbij het centrale repropakket zou worden uitbesteed aan een externe dienstverlener en het documentverwerkende proces zo veel mogelijk zou worden gedigitaliseerd. Hierbij werden de doelstellingen van de gemeente, zoals kostenbesparing, optimalisering van productiviteit en kwaliteit niet uit het oog verloren. Ook aan de invulling van de SROI-eis zou moeten worden voldaan. (SROI =Social Return On Investment: Dit betekent dat mensen met een arbeidsbeperking aan een werkplek worden geholpen.)
“Het was voor ons belangrijk dat in het nieuwe concept zou worden voorzien in een efficiëntere intake van het print- en drukwerk, met track and trace”, vertelt Steenhuis. “Vanaf de werkplek zou het mogelijk moeten zijn om documenten te uploaden en digitaal precies aan te geven hoe de te printen opdracht er uit zou moeten zien, zoals bij het maken van een digitaal fotoalbum. Dus, het aantal exemplaren, enkel of dubbel geprint, zwart-wit of kleur, soort papier, de afwerking, enzovoorts. De gebruikers zouden dan bovendien niet meer afhankelijk zijn van de openingstijden van de repro.”

Quick Service Punt

Nieuw in dit concept was de verdeling van de productie over twee productiepunten. “Er moest een Quick Service Punt worden ingericht op een locatie van de gemeente, waar de afweging zou worden gemaakt tussen print- en drukwerk”, zegt Steenhuis. “Op dit servicepunt wordt bekeken of het reprowerk op de eigen MFP’s kan worden uitgevoerd of dat de opdracht via een Shared Service Center op locatie van de dienstverlener moet lopen.”

Toetsen

Om te beoordelen of het nieuwe concept haalbaar was, werd een gebruikersgroep gevormd, die moest toetsen of de beoogde oplossing aansloot op de werkprocessen binnen de gemeente. Daarnaast werd een marktconsultatie gehouden om een beeld te krijgen of het beoogde concept daadwerkelijk door marktpartijen zou kunnen worden ingevuld. “Hieruit bleek dat meerdere partijen uitstekend met onze eisen en wensen uit de voeten konden”, aldus Steenhuis.

Programma van Eisen

Toen eenmaal duidelijk was hoe de nieuw in te richten repro er uit zou moeten zien, werd in samenwerking met DocuConsult een Programma van Eisen opgesteld. “Omdat duidelijk was dat DocuConsult veel expertise heeft – zij kennen de markt en zijn op de hoogte van de voetangels en klemmen - heeft een adviseur van DocuConsult vervolgens samen met onze inkoopadviseur het aanbestedingsproces begeleid”, vervolgt de teammanager Facilitaire Zaken. “Met de dienstverlener die met deze aanbesteding is geselecteerd hebben wij een overeenkomst voor vijf jaar afgesloten.”

Implementatie

“Op het moment van de implementatie was er bij de gemeente Deventer een vacature, waardoor wij niet de expertise hiervoor in huis hadden. Daarom hebben wij ook hierbij een adviseur van DocuConsult betrokken”, zegt Steenhuis.
“De repro werkt nu na een intensieve implementatieperiode tot volle tevredenheid. De intake verloopt efficiënter door de vergaande digitalisering, waardoor de productiviteit ook verder geoptimaliseerd is. Weliswaar worden de reprowerkzaamheden nu met minder mensen uitgevoerd, maar aan de randvoorwaarde om de SROI-eis te verhogen van vijf naar twintig procent is voldaan.”
“Zowel bij de aanbesteding als bij de implementatie van de nieuwe inrichting van de repro waren de adviseurs van DocuConsult erg betrokken”, zegt Steenhuis tot slot. “Als je ze nodig had, waren ze er.”