Implementatie MFP’s bij Van Gansewinkel Groep succesvol afgerond dankzij flexibiliteit DocuConsult

"Alle trajecten gericht op de vervanging van de apparatuur van onze afdrukomgeving zijn succesvol afgerond. Door de inzet en flexibiliteit van onder andere DocuConsult, door ons ingeschakeld voor de begeleiding van de Request for Proposal, de Proof of Concept en de Implementatie, hebben we uitstekend in kunnen spelen op de steeds veranderende omstandigheden." Aan het woord is Ron Rooijakkers, Project & Portfolio manager Corporate ICT van de Van Gansewinkel Groep.

De Van Gansewinkel Groep zamelt afval in en bewerkt of verwerkt afval tot grondstoffen en energie. Dit afval wordt door de Van Gansewinkel Groep niet gezien als restproduct, maar als een waardevol begin van een nieuwe cyclus. Een voorbeeld hiervan is het Van Gansewinkel Office paper dat bestaat uit 100% gerecycled papier. Het is het eerste kantoorpapier ter wereld dat Cradle to Cradle® gecertificeerd is, een product met een duidelijk positieve impact op het milieu en een tastbare manier om zichtbaar wat te doen met duurzaamheid. Op dit moment is de Benelux de thuismarkt van de Van Gansewinkel Groep, die ruim 7.000 medewerkers telt. Ook in een aantal andere landen in Europa is het bedrijf actief.

MFP-proces

In 2007 nam de Van Gansewinkel Groep het afvalverwerkingsbedrijf AVR over en kwam Ron Rooijakkers in contact met DocuConsult. DocuConsult werd gevraagd een inventarisatie te doen en advies uit te brengen over de nieuw in te richten afdrukomgeving van de AVR-locaties. Dit resulteerde in de plaatsing van zo’n 200 MFP’s in 2008.
"Toen AVR werd geïntegreerd in onze organisatie zijn ongeveer dertig AVR-locaties bewust buiten het vervangingstraject gehouden, omdat hier reeds werd gewerkt met vrij nieuwe afdrukapparatuur, aldus Rooijakkers."

Request for Proposal

Toen er twee jaar later - in 2010 - voor werd gekozen om het gehele MFP-park door apparaten van een andere leverancier te vervangen, is er door DocuConsult voor alle locaties van de Van Gansewinkel Groep, met uitzondering van de AVR-locaties, een inventarisatie gedaan. "Het actuele bestand van de AVR-locaties was immers bij de vorige ronde al in kaart gebracht", aldus Rooijakkers. "Voor de dertig AVR-locaties die destijds niet waren meegenomen in het proces hebben wij een inschatting gemaakt". Na de inventarisatieronde volgde de Request for Proposal (RFP). "Op basis van onze goede ervaringen hebben wij DocuConsult gevraagd ons bij de opstelling en begeleiding ervan te ondersteunen, vertelt Rooijakkers."

Proof of Concept

De daaropvolgende fase, de Proof of Concept (POC) werd in eerste instantie door de Van Gansewinkel Groep zelf uitgevoerd. "Omdat deze fase echter een intensieve begeleiding vergt en onze capaciteit niet toereikend was op dat moment, hebben wij alsnog DocuConsult erbij betrokken", vervolgt Rooijakkers.

Implementatie

In oktober 2010 was het proces zover gevorderd dat tot definitieve uitrol van de nieuwe machines werd besloten. Het plan was om alle apparaten nog datzelfde jaar uit te rollen en de begeleiding van de implementatie aan DocuConsult over te laten. In totaal moesten er ruim 300 MFP’s op zo’n 160 locaties worden geplaatst. Het implementatieproces liep echter iets anders dan verwacht. "Vanwege leveringsproblemen, onder meer door de grote vraag naar een nieuw type machine in combinatie met de aardbeving in Japan in maart 2011, konden niet alle locaties binnen het geplande tijdsbestek uitgerold worden," zegt Rooijakkers." Dit betekende dat er van iedereen die bij het project betrokken was extra en flexibele inzet gevraagd werd, ook van de medewerkers van DocuConsult. En juist op zulke momenten blijkt de waarde van mensen die verstand van zaken hebben. De medewerkers van DocuConsult vervulden een sturende rol. Zij signaleerden de problemen en overlegden hierover met de betreffende contactpersonen. Alles werd in openheid besproken wat uiteindelijk resulteerde in een succesvolle afronding van de implementatie van de MFP’s op de locaties van de Van Gansewinkel Groep in april 2011 en van de AVR-locaties begin juni."

Afronding

"Als alles van een leien dakje gaat, kost een implementatietraject niet veel tijd", zegt Rooijakkers. "Maar dat was hier niet het geval. Door de onvoorziene omstandigheden zouden wij zelf zijn vastgelopen, omdat wij niet de beschikbare capaciteit en flexibiliteit hadden. De mensen van DocuConsult hadden er wel de handen voor vrij; hun prioriteit is immers om ervoor te zorgen dat alle printers werken. Uiteraard stonden wij op de achtergrond klaar om hen verder te helpen wanneer nodig."
"Ik vind dan ook dat de medewerkers van DocuConsult de coördinatie en begeleiding van de implementatie prima hebben opgepakt. Het is knap dat een externe partij in korte tijd z’n weg weet te vinden in een grote organisatie als de onze."