Beheercontract DocuConsult verzekert Erasmus MC van optimaal functionerende afdrukomgeving

De afdrukomgeving van het Erasmus MC bestond tot een jaar geleden uit 3500 apparaten van verschillende leveranciers. "Geen overzichtelijke en efficiënte situatie en bovendien nogal prijzig", zegt Arthur Stoof, die begin 2012 als projectmanager werd aangetrokken om een nieuwe afdrukomgeving te realiseren. "Aangezien wij echter de expertise op dit gebied ontberen, alsmede de benodigde mankracht, hebben wij DocuConsult ingeschakeld om onze doelstellingen, die al eerder in een afdrukbeleid waren gedefinieerd, te behalen. Met het resultaat zijn wij zeer tevreden. En om ook in de toekomst verzekerd te zijn van een optimaal functionerende afdrukomgeving hebben wij bovendien een beheercontract met DocuConsult afgesloten."

Het Erasmus MC is het grootste en wetenschappelijk meest toonaangevende Universitair Medisch Centrum van Nederland. Bijna 13.000 mensen werken hier binnen de kerntaken patiëntenzorg, onderwijs en wetenschap. Evident dat in een dergelijke omgeving veel gebruik wordt gemaakt van afdrukapparatuur. "Echter, het grote aantal machines van verschillende leveranciers maakte onze afdrukomgeving qua beheer behoorlijk arbeidsintensief en duur", aldus Stoof. "Alles onderbrengen bij één partij leek ons daarom de beste oplossing. Andere belangrijke doelstellingen voor de nieuwe afdrukomgeving waren het met twee derde terugdringen van het aantal machines en het realiseren van een aanzienlijke kostenbesparing."

Efficiënte route

Toen men bij het Erasmus MC eenmaal had besloten om vaart te maken met de nieuwe afdrukomgeving, werd gekeken wat de meest efficiënte route was om dit te realiseren. "Waarom zouden wij zelf het wiel willen uitvinden terwijl DocuConsult beschikt over de benodigde expertise en extra ‘handjes’ om tempo te maken", vroeg Stoof zich af. Omdat het afdrukbeleid klaar lag, kon al snel de Europese aanbesteding in de markt worden gezet. "Intern hebben wij met zo’n aanbesteding wel ervaring, maar met de details die in dit geval moesten worden uitgevraagd, heeft DocuConsult ons geholpen, evenals met de marktconsultatie die hieraan vooraf ging. Dat gold ook voor de inventarisatie: welk apparaat staat waar, wat voor soort documenten worden er geprint, serienummers, tellerstanden, enzovoorts. Tegelijkertijd hebben wij met vertegenwoordigers van de diverse afdelingen binnen het Erasmus MC een verificatietraject rond de consequenties van het nieuwe beleid doorlopen. De uitkomst was dat wij ‘slechts’ zo’n 1000 machines (MFP’s en losse printers) nodig zouden hebben, waarmee wij dus onze doelstelling op dit gebied ruimschoots konden behalen."

Vernieuwing afdrukomgeving

Naar aanleiding van de aanbesteding werd gekozen voor een leverancier met wie een Proof of Concept (POC) werd gedaan. Hierna werd definitief voor deze leverancier gekozen. "Omdat er van tevoren een goede communicatie met de gebruikers was geweest, duurde dit traject slechts twee maanden", vertelt Stoof. "Op advies van DocuConsult volgde begin 2013 nog een pilot bij de verschillende divisies van Erasmus MC (onderzoek, zorg en kantooromgeving), waarna de vernieuwing van start kon gaan."
Allereerst werden de oude machines van andere leveranciers vervangen en vervolgens die van de gekozen leverancier. "Het plan was om dat met zo’n 80 apparaten per week te doen", zegt Stoof. "De gehele implementatie zou dan in zes maanden kunnen worden afgerond. Echter, door onvoorziene omstandigheden was dat slechts met 70% van de machines het geval. Voor de overige 30% waren nog eens drie maanden extra nodig. De medewerkers van DocuConsult hebben tijdens deze fase alle zeilen bijgezet."
"Over de gehele linie hadden we dit ‘klusje’ niet alleen kunnen klaren", besluit Stoof. "De samenwerking met DocuConsult heeft mede dankzij hun expertise, kwaliteit en kennis van de markt geleid tot een goede aanbesteding en een effectieve en efficiënte inrichting van onze nieuwe afdrukomgeving. Hierbij mag ook zeker de hands-on mentaliteit van DocuConsult niet onvermeld blijven."

Beheercontract

Na afronding van de nieuwe afdrukomgeving werd door het Erasmus MC een beheercontract van vijf jaar met DocuConsult afgesloten. Rick Kasmo, die vanaf het begin bij de projectleiding was betrokken, beheert als service- en contractmanager zowel het contract met de leverancier als het contract met DocuConsult. "Reden voor het afsluiten van het beheercontract is, dat wij met DocuConsult een partij aan boord hebben die de leveranciers goed kent en snel kan schakelen. De medewerkers van dit bedrijf hebben kennis van de materie, waardoor zij in staat zijn om het maximale uit het contract te halen: komt de leverancier zijn afspraken wel na, is de dienstverlening zoals afgesproken, zijn de gebruikers tevreden."

Beheer afdrukomgeving

"De medewerkers van DocuConsult hebben een heel oplossingsgerichte en klantvriendelijke instelling", vervolgt Kasmo. "Bij problemen met de afdrukomgeving staan ze meteen op de stoep om te kijken waar stappen gezet moeten worden. Ook bijvoorbeeld bij kleinere operationele zaken, zoals problemen met facturen, gaan ze er meteen achteraan. DocuConsult zorgt voor continuïteit, omdat er meerdere mensen zijn die kennis van deze materie hebben. Bovendien weet DocuConsult over vijf jaar, wanneer het contract met de leverancier afloopt, hoe alles er bij ons voor staat. Hierdoor wordt een nieuwe aanbesteding veel eenvoudiger."