Situatieanalyse van afdrukomgeving door DocuConsult bespaart Achmea tijd en geld

De situatieanalyse van de afdrukomgeving die DocuConsult bij Achmea heeft gemaakt, toont aan dat het bedrijf met maar liefst 30% minder multifunctionele printers (MFP’s) toe kan. Dit betekent voor de verzekeringsmaatschappij een behoorlijke kostenbesparing. "Bovendien leverde het laten uitvoeren van de situatieanalyse door DocuConsult ons heel wat tijdwinst op", zegt Ronald Stokebrand, productmanager IT Services. "Het was duidelijk dat onze keuze een goede was", vult projectmanager Gonneke Elders aan. "DocuConsult heeft bewezen veel kennis van de printermarkt te hebben."

Het aflopen van de contracten van de MFP’s was voor Achmea aanleiding om eens kritisch naar haar afdrukomgeving te kijken. "We wilden duidelijk hebben of wij de oude contracten moesten verlengen of nieuwe contracten moesten afsluiten", zegt Elders. "Nadat wij een Programma van Eisen (PvE) hadden opgesteld waaraan de afdrukomgeving moet voldoen, hebben wij dit met DocuConsult afgestemd. Vervolgens hebben we gezamenlijk een Request for Proposal (RFP) geschreven en vijf leveranciers uitgenodigd om op basis hiervan een offerte uit te brengen."

Offerte

De circa 21.000 medewerkers van Achmea werken vanuit ruim 40 locaties in het hele land. In de oude situatie maakten zij gebruik van 500 MFP’s, maar de bedoeling was om dat aantal in de nieuwe situatie terug te brengen. "Wij hebben alle leveranciers daarom verzocht om hun offerte te baseren op 475 MFP’s, zodat wij de aanbiedingen van de verschillende partijen goed met elkaar konden vergelijken", vertelt Elders. "Na selectie bleven er uiteindelijk twee partijen over, waarmee wij een Proof of Concept hebben uitgevoerd."

Analyse en Advies

"Voordat wij een ‘best and final offer’ aan de twee overgebleven partijen konden vragen, moest onze bestaande afdrukomgeving exact in kaart gebracht worden", vervolgt Stokebrand. "Hiervoor hadden wij drie opties: het zelf doen, het door de leveranciers laten doen, of door een derde partij. Zelf hebben wij niet de ervaring, de technische hulpmiddelen en beschikbare mensen om deze analyse uit te voeren en een advies te definiëren. De keuze viel daarom op DocuConsult, onafhankelijk adviseur in documentstromen en –processen en al bij dit project betrokken. Eis was wel dat de leveranciers expliciet akkoord moesten gaan met de door DocuConsult geadviseerde nieuwe afdrukomgeving"

"Deze oplossing betekende voor iedereen winst", vervolgt Stokebrand. "Voor de leveranciers, omdat zij niet hoefden te investeren in de analyse van de bestaande situatie en het conceptontwerp van de nieuwe afdrukomgeving. Voor ons, omdat onze organisatie niet belast zou worden met twee inventarisatierondes. Bovendien zouden de aanbiedingen van de leveranciers beter met elkaar vergeleken kunnen worden wanneer ze gebaseerd zouden zijn op één advies."

Aanpak

"DocuConsult heeft al onze MFP’s geïnventariseerd en de bestaande situatie inzichtelijk gemaakt via plattegronden", zegt Stokebrand. "Vervolgens werd een conceptontwerp gemaakt van de nieuwe situatie met inachtneming van de in het printbeleid geformuleerde richtlijnen. Zo mocht de loopafstand van elke afdeling naar een mono MFP maximaal 50 meter bedragen en naar een kleuren MFP niet meer dan 150 meter of 100 meter en één verdieping. Uit dit ontwerp, dat eveneens via plattegronden inzichtelijk werd gemaakt, bleek dat wij van 500 MFP’s terug konden naar 350 MFP’s." "Bovendien zouden de 750 kleine printers die ook nog in gebruik zijn, in de nieuwe situatie op den duur kunnen verdwijnen", vult Elders aan. "In het ontwerp is daarmee rekening gehouden. Het printvolume van deze kleine printers is door DocuConsult via een scan op het netwerk vastgesteld. Mocht het printvolume echter toch in de toekomst hoger gaan uitvallen, dan hebben wij binnen het nieuwe contract voldoende flexibiliteit om machines bij te plaatsen."

Follow Me

Bij de inrichting van de nieuwe afdrukomgeving wordt tevens het Follow Me concept geïmplementeerd. Een gebruiker verstuurt zijn printopdracht naar een willekeurige printer en identificeert zich daar. Vervolgens wordt bij die printer zijn printopdracht verwerkt. "Hierdoor verwachten wij printwerk uit te sparen, omdat er meer gecontroleerd wordt geprint", zegt Stokebrand. "Bovendien verhoogt Follow Me het gebruiksgemak, omdat de medewerkers bij drukte makkelijk kunnen uitwijken naar een andere printer. Ook wanneer zij op een andere locatie moeten zijn, kunnen zij van deze voorziening gebruikmaken. Daarnaast biedt dit systeem de mogelijkheid om vertrouwelijke documenten gecontroleerd af te drukken, hetgeen een vereiste is voor bijvoorbeeld de Arbodienst en HR."

Samenwerking

Zowel Stokebrand als Elders zijn het er over eens dat DocuConsult veel toegevoegde waarde heeft gehad bij dit project. "Het team van DocuConsult is ‘eager’ om zijn werk goed te doen, heeft oog voor detail en kan snel schakelen." Stokebrand voegt hieraan toe dat DocuConsult heeft bewezen een betrouwbare en deskundige partner te zijn. "Toen er ‘onderweg’ een bedrijfsonderdeel bijkwam, werd er heel flexibel meegedacht. Wij zijn dan ook uiterst tevreden over de samenwerking met DocuConsult."