Noodzaak Proof of Concept duidelijk bij uitrol nieuwe afdrukomgeving Reinier de Graaf Groep

De Reinier de Graaf Groep, een algemeen ziekenhuis met locaties in Delft, Voorburg, Naaldwijk en Ypenburg, werkte tot voor kort met een vrij oud print-, kopieer- en faxpark. Vanuit de wens om gebruiksvriendelijker, efficiënter én kosteneffectiever te werken, is in 2009 besloten de gehele afdrukomgeving te vernieuwen. DocuConsult werd als onafhankelijke partij om advies gevraagd en bood ondersteuning bij het opstellen van een Request for Proposal (RFP). Tevens heeft DocuConsult de Proof of Concept (POC) opgezet en gemanaged en de implementatie van de nieuwe afdrukomgeving begeleid.

"Er stond hier een ratjetoe van 700 losse apparaten", vertelt Marcel Slingerland, Manager ICT van de Reinier de Graaf Groep. "Wij hadden inkjets, laserjets, kopieerapparaten, printers en faxen van allerlei merken en types. Dat dit bijvoorbeeld bij het in gebruik nemen van nieuwe applicaties zeer tijdrovend werkt voor de ICT-afdeling laat zich raden. Bovendien is het niet echt gebruiksvriendelijk voor de bijna 3000 werknemers. Onze wens was dan ook om tot standaardisatie van onze afdrukomgeving te komen. Daarnaast hadden wij kostenbesparing voor ogen."

Leverancier

Eén van de leveranciers, waarmee de Reinier de Graaf Groep al zaken deed, legde hierop een contractvoorstel neer. Om dit voorstel te toetsen werd samen met DocuConsult een RFP opgesteld die naar verschillende leveranciers werd gestuurd. Op basis van de uitkomst van deze RFP werd besloten om met eerstgenoemde leverancier een POC te doen. “Tijdens deze testfase wordt gekeken of de gekozen apparatuur probleemloos werkt op onze infrastructuur”, zegt Slingerland. “De verschillende applicaties moeten exact voldoen aan de gevraagde specificaties. Hierdoor krijg je meer zekerheid dat bij de uitrol van de nieuwe machines alles meteen goed functioneert.”

Opzet POC

DocuConsult werd gevraagd de POC op te zetten en te begeleiden. Er werd nauwkeurig beschreven wat en hoe er getest moest worden en wat de verwachte uitkomst was. Ook de coördinatie van de bestelling, levering en installatie van de testapparatuur en software waren onderdeel van de POC, evenals de coördinatie van het testen van de key-applicaties. Hiervoor zijn door DocuConsult testformulieren samengesteld.
De DocuConsult projectleider is bij alle testen en vergaderingen aanwezig geweest en communiceerde de bevindingen met de betrokkenen. Bovendien deed hij voorstellen voor oplossingen van geconstateerde problemen.
“DocuConsult heeft veel expertise op dit gebied. Bovendien heb je voldoende ‘handjes’ nodig tijdens deze fase. Wij hadden daarvoor op dat moment niet voldoende capaciteit”, zo verklaart Slingerland de keuze voor DocuConsult. Om te vervolgen: “DocuConsult kent bovendien de apparaten en kan daarover dus goed advies geven.”

POC-fase

In totaal werden er vijftien key-applicaties getest op zes machines, te weten twee printers en vier MFP’s. Omdat de Reinier de Graaf Groep bezig is een nieuwe infrastructuur op te zetten, moesten de machines zowel op de oude als de nieuwe infrastructuur worden getest. “Als ziekenhuis werken wij met behoorlijk wat zorgspecifieke applicaties”, vertelt Slingerland. “Denk hierbij aan het afsprakensysteem, de scheurkaarten op A5 formaat, de vele stickers en de voorgedrukte formulieren. Hiervoor zijn specifieke aansturingen vereist. Ook worden er speciale papiersoorten, zoals plaklabelvellen, gebruikt. Al die facetten moesten dus uitvoerig op alle machines en op beide infrastructuren worden getest. Verder moest de beheersoftware op alle apparaten worden getest en op alle MFP’s de Follow Me software.”

Doorlooptijd POC

De noodzaak van een POC bij de Reinier de Graaf Groep werd pas echt duidelijk gedurende de testfase. Er manifesteerden zich best wel wat problemen, onder andere met de bakaansturingen en de marge-instellingen.
De Reinier de Graaf Groep heeft als eis om zo veel mogelijk dubbelzijdig te printen met zo min mogelijk kleurgebruik. Dat betekent dat de drivers hierop standaard moeten worden ingesteld. Mocht een gebruiker alsnog kleur en/of enkelzijdig willen printen, dan moet hij dat speciaal aangeven en moet de driver na die afdruk weer automatisch terugvallen in zijn standaardinstelling. Bij een aantal apparaten leidde dit tot complicaties.
Daarnaast waren er wat problemen met het verwerken van de A4 plaklabelvellen en de A5 scheurkaarten. Deze worden gebruikt bij de balies van het ziekenhuis. Beide speciale papiersoorten moeten op één machine verwerkt kunnen worden naast blanco papier.
“Gedurende het hele proces zijn wij voortdurend op de hoogte gehouden van de stappen die er werden genomen. Er was goed overleg, de lijnen waren kort”, zegt Slingerland.

Resultaat

“Het resultaat van de vernieuwing van onze afdrukomgeving is, dat er in plaats van 700 nu nog maar 230 apparaten nodig zijn. Van deze 230 bestaat meer dan de helft uit MFP’s”, vervolgt Slingerland. “ In totaal hebben we nu slechts vijf soorten machines en allemaal van hetzelfde merk. Aan onze doelstellingen – standaardisatie, gebruiksvriendelijkheid en kostenbesparing – is dus ruimschoots voldaan. Wanneer wij nu in de toekomst bijvoorbeeld ons medicatiesysteem zouden willen vervangen, hoeven wij dat maar op vijf types te testen. Dat is goed te overzien.”
Al met al is Slingerland blij met DocuConsult de klus te hebben geklaard. “DocuConsult is een professionele organisatie, die met blijk van expertise het proces heeft aangepakt.“